Aceste date sunt folosite in lista de selectie a tarii in documentele care contin campul "Tara".
2. Module standard
2.1. Modulul Structura - contine lista sucursalelor, departamentelor si a compartimentelor companiei sau organizatiei.
Beneficii si functionalitati:
Aceste date sunt folosite in diferite alte module pentru structurarea documentelor.
In procesul de inregistrare utilizatorii sunt structurati conform structurii companiei sau organizatiei.
Documentele din diferite alte module, de exemplu modulele Registratura, Fisiere etc. sunt structurate conform structurii companiei sau organizatiei.
Diferite liste (view-uri) din multe module sunt structurate pe sucursale, departamente si compartimente.
Ofera posibilitatea urmaririi documentelor pe sucursale, departamente si compartimente.
2.2. Modulul Calendar comun - permite utilizatorilor autorizati sa adauge si sa gestioneze diferite activitati ale companiei sau organizatiei.
Beneficii si functionalitati:
Utilizatorii care au acces in citire sau editare la acest calendar se stabilesc in modulul Inregistrare.
Calendarul se poate afisa si in format Orar.
In fereastra pentru o activitate noua se introduce ora de inceput a activitatii, ora de sfarsit (optional) si tipul activitatii.
2.3. Modulul Acte - aplicatie pentru arhivarea actelor scanate ale companiei, actelor pentru Sistemul Integrat de Management (SIM) si actelor pentru Sistemul de Management al Securitatii Informatiei (SMSI).
Beneficii si functionalitati:
Lista actelor se afiseaza sub forma unui cuprins cu link-uri care deschid ferestre noi in care se vad fisierele corespunzatoare.
Se pot consulta acte in format electronic pe calculator, tableta sau telefon.
In acest modul se pot adauga si alte tipuri de acte in perioada procesului de implementare.
2.4. Modulul Nonconformitati - permite tuturor utilizatorilor sesizarea unor neconformitati (neindeplinirea unei cerinte), conform cerintelor Sistemului de Management al Calitatii.
Beneficii si functionalitati:
Sesizarile sunt trimise persoanelor responsabile pentru rezolvarea lor, acestia primind o alerta in cazul aparitiei unei sesizari noi.
Se asigura functionarea conform cerintelor Sistemului de Management al Calitatii.
2.5. Modulul Tichete - permite tuturor utilizatorilor sesizarea unor anomalii (bug-uri) in functionarea aplicatiilor, prin adaugarea de tichete.
Beneficii si functionalitati:
Tichetele isi schimba starea functie de faza in care se afla: noi, in lucru, finalizate.
Tichetele cu probleme se pot amana, iar cele gresite se pot anula.
Tichetele sunt trimise administratorului aplicatiei pentru rezolvarea anomaliilor sesizate, acesta primind o alerta in cazul aparitiei unui tichet nou.
2.6. Modulul Examinari - contine teste grila si se foloseste pentru testarea cunostintelor.
Beneficii si functionalitati:
Fiecarei intrebari i se asociaza un raspuns corect (unul din cele 4 posibile).
Pentru o mai mare acuratete a examinarii se stabileste si timpul de raspuns la o intrebare, functie de gradul ei de dificultate.
Intrebarile si raspunsurile sunt grupate pe domenii si subdomenii.
Permite testarea cunostintelor angajatilor la angajare sau la testarile periodice.
Rezultatele se cuantifica in notele obtinute.
2.7. Modulul Curs valutar - contine o arhiva a cursului valutar BNR incepand din anul 2005 care se actualizeaza automat zilnic cu valorile cursului valutar afisat pe site-ul www.bnr.ro.
Beneficii si functionalitati:
In diferite alte module, se pot calcula automat valorile in valuta ale diferitelor campuri cu date in lei.
Se poate consulta evolutia cursului valutar incepand din anul 2005 si pana in prezent (ultimul curs)
Se pot face conversii intre diferite valute la data de referinta a cursurilor.
2.8. Modulul Legislatie - permite incarcarea unei colectii de acte normative generale si a altei colectii de acte normative specifice domeniului in care activeaza compania sau organizatia.
Beneficii si functionalitati:
Se asigura diseminarea informatiilor legislative catre toti utilizatorii.
2.9. Modulul Fisiere - permite arhivarea si partajarea fisierelor intre utilizatori.
Beneficii si functionalitati:
Se pot vizualiza si printa fisierele din baza de date.
Fisierele se adauga pe categorii.
Felul in care se vad si se pot adauga fisiere, pe roluri, compartimente etc. se stabileste in cadrul procesului de personalizare a aplicatiei.
2.10. Modulul Alergeni - prezinta o lista de produse/alimente, cu imagini sugestive, pentru fiecare afisandu-se alergenii continuti.
Beneficii si functionalitati:
Datele din acest modul se pot folosi in alte module in care se lucreaza cu produse alimentare, in listele de selectie a alergenilor.
Consumatorii de alimente cu intolerante sau alergii sunt protejati de legea emisa de Uniunea Europeana in legatura cu alergenii din alimente - Food Information for Consumers Regulation (EU FIC). De aceea, este necesar ca producatorii sau comerciantii de alimente sa cunoasca si sa afiseze toti cei 14 alergeni existenti.
3. Module optionale personalizate
Toate aceste module trebuie personalizate functie de structura si activitatea companiei sau organizatiei, in cadrul procesului de implementare.
3.1. Module generale
3.1.1. Modulul Contabilitate - este realizat printr-o abordare originala, bazat exclusiv pe documente (documentul nota contabila fiind o exceptie - folosit foarte rar, doar in cazuri extreme).
Notele contabile sunt simulate in Registrul jurnal, in care, pentru toate denumirile de documente exista link-uri catre documentele respective.
Pentru a vedea documentele inregistrate pe un cont contabil exista Fisa de cont.
Acest modul este destinat companiilor si organizatiilor care doresc automatizarea operatiunilor contabile generale, documentele primare pot fi introduse direct de catre salariati, iar la nivel de management se vede situatia contabila in timp real, diferite situatii de tip raport putand fi personalizate. Este un sistem informational pentru management, destinat gestiunii si controlului activitatii la nivelul intregii companii sau organizatiei.
Se folosesc mai multe tipuri de documente contabile, de exemplu: Factura, Produs factura, Receptie, Produs receptie, Obligatie de plata (de mai multe tipuri), Incasare cash (Chitanta), Incasare prin casierie (Dispozitie de plata), Incasare prin banca (Incasare OP), Incasare in avans prin banca (Incasare OPA), Stingere incasare OPA, Ordin de incasare valuta (OCV), Plata cash, Plata prin banca (Plata OP), Plata in avans prin banca (OPA), Stingere plata OPA, Dispozitie de plata externa (DPE), Ordin de vanzare valuta (OVV), Extras de cont, Operatiune extras, Mijloc fix, Amortizare mijloc fix, Obiect de inventar, Marfa, Nota contabila (folosita numai in cazuri exceptionale, in care nu se pot folosi alte tipuri de documente contabile) si altele.
Documentele contabile sunt legate intre ele prin link-uri, de exemplu in documentele de tip Factura platite exista link-uri catre documentele de tip Ordin de plata, care, la randul lor, contin link-uri catre documentele de tip Operatiune extras.
Toate valorile din balantele contabile sunt click-abile si deschid ferestre in care se vad documentele, valorile carora, prin insumare, compun valorile respective.
Exista si documente de tip Parametru, de exemplu: Denumire produs factura, Denumire produs receptie, UM (unitate de masura).
In principiu, pentru a putea face o plata cash sau prin banca trebuie sa existe un document de tip Receptie, Factura negativa sau Obligatie, dar se poate face si plati in avans pentru o persoana juridica sau fizica. Obligatiile sunt niste documente care contin valoarea si datele beneficiarului din fisa de persoana juridica sau fizica, adica denumire sau nume, CUI sau CNP etc.
Pentru a face o incasare trebuie sa existe un document de tip Factura pozitiva sau Creanta, dar se pot face si incasari in avans de la o persoana juridica sau fizica.
Documentele primare (facturi, receptii, chitante etc.) se introduc de catre salariati sub supravegherea contabilului. Astfel se stie exact ce suma de bani luata din casierie sau primita pe cardul personal de la companie sau organizatie are in orice moment fiecare salariat.
Valoarea TVA de plata pe luna curenta se calculeaza automat.
Balanta contabila curenta se calculeaza automat in timp real, extragand datele direct din documentele primare, permitand vizualizarea acestora din fiecare cont din balanta. Balantele lunare se salveaza si se pot recalcula.
Planul de conturi este conform OMFP 1802 din 2015. In sectiunea Parametri se pot adauga si edita conturile in care trebuie sa apara diferite tipuri de documente contabile. In principiu, se folosesc categorii (tipuri de documente contabile) si subcategorii (operatiuni/taxe). Pentru fiecare tip de document contabil se pot adauga mai multe documente de tip operatiune/taxa, care se pot edita. Intr-un document de tip operatiune/taxa se pot adauga pana la trei conturi contabile de Debit si alte trei de Credit. Astfel in balanta contabila la click pe valorile pentru fiecare cont se pot vedea documentele ale caror valori au fost insumate.
Modulul de contabilitate este structurat pe urmatoarele submodule:
Venituri (Facturi, Rapoarte de vanzari - echivalentul unui cumul de facturi, Obligatii de tip venit, Venituri financiare)
Cheltuieli (Receptii, Obligatii, Cheltuieli, Salarii, Cheltuieli financiare)
Imobilizari (Mijloace fixe, Obiecte de inventar, Marfa)
Decontari (Bancare, In numerar, Compensare, Prescrieri facturi, Prescrieri receptii, Interne, Creante, TVA, Amortizare, Note contabile)
Sinteze (Indicatori, Tablou de bord, Trezorerie, Contabile curente, Sume de plata, Sume de incasat)
Parametri (Conturi contabile, Plaje de numere pentru facturi si chitante, Diverse, Banci, Produse, Locatii, Salarii, Date proprietar, Date pentru antet)
Beneficii si functionalitati:
Permite automatizarea inregistrarii informatiilor financiar contabile, respectiv, a documentelor primare.
Asigura realizarea unei evidente financiar-contabile complete in timp real.
Permite simularea operatiilor de inchidere de luna in orice moment, adica calcularea balantei.
Preluarea automata a datelor din alte module si generarea automata a unor documente contabile, de exemplu: facturi, receptii, obligatii.
In balanta contabila la click pe valorile pentru fiecare cont se pot vedea documentele ale caror valori au fost insumate.
Asigura confidentialitate si protectie impotriva accesului neautorizat la date, acesta facandu-se functie de roluri, la nivel de operatiune (vizualizare, adaugare, modificare, stergere).
Se foloseste o baza de date comuna folosita in toate modulele, cu prelucrare unica a documentelor si urmarire a lor in timp real.
Datele se pot exporta in formate de tip XML, CSS, Excel.
Ofera un motor de baze de date stabil si fiabil (Notes).
3.1.2. Modulul Facturi - este o parte a modului de contabilitate si permite numai emiterea si evidenta facturilor emise.
Beneficii si functionalitati:
Se pot adauga facturi cu date din nomenclatoarele de persoane juridice si persoane fizice.
Facturile tiparite se pot personaliza.
3.1.3. Modulul Concedii - permite solicitarea, aprobarea si evidenta concediilor angajatilor.
Beneficii si functionalitati:
Utilizatorii isi pot adauga propriile concedii si managerul activ le poate aproba.
Fiecare utilizator isi vede concediile aprobate.
Concediile se pot vedea si sub forma de calendar.
3.1.4. Modulul Registratura - permite inregistrarea documentelor de intrare si iesire din companie sau organizatie, clasificarea, distribuirea si repartizarea acestora catre angajati pentru puncte de vedere, rezolutii, informare.
Beneficii si functionalitati:
Aplicatia permite gestiunea documentelor intr-o baza centralizata, tinerea sub control a inregistrarilor, putand automat urmari stadiul de rezolvare si responsabilii acestora, termenele de rezolvare definite, asigurand reducerea timpului petrecut pentru cautarea si regasirea documentelor, cu distributia hartiei, a costurilor potentiale.
Se foloseste versionarea documentelor.
Daca un document este modificat se creeaza automat o noua versiune (versiunea veche poate fi restaurata).
Daca se sterge un document, acesta poate fi restaurat.
Accesul la aplicatie se face in baza drepturilor de acces si a rolurilor definite in sistem.
Asigura inregistrarea documentelor in mod structurat, clasificarea acestora pe categorii, alocarea unui numar de inregistrare unic pe companie sau organizatie, adaugarea de documente in format electronic (fisiere, imagini scanate).
Permite repartizarea documentelor spre rezolvare catre departamente, compartimente si utilizatori responsabili, adaugarea de comentarii de catre utilizatori.
Ofera posibilitatea urmaririi starii documentului, a persoanei care a lucrat cu documentul, a tuturor actiunilor efectuate asupra documentului de fiecare persoana in parte.
Ofera acces punctual al utilizatorilor la documentele proprii, pe care le-au initiat sau le-au fost trimise spre rezolvare.
Pentru fiecare document se poate urmari trasabilitatea acestuia in companie sau organizatie, data intrarii/iesirii, actiunile efectuate asupra documentului, rezolutiile si termenele de rezolvare care au fost stabilite.
Ofera mecanisme eficiente de cautare dupa criterii complexe a informatiilor aflate in sistem.
Induce costuri reduse de manipulare a documentelor specifice registraturii.
Permite un control mai bun al documentelor de intrare/iesire prin alocarea unui numar de inregistrare unic pe companie sau organizatie.
Campurile din documentele de tip intrare si iesire se pot personaliza (modifica sau sterge cele existente si/sau adauga altele noi) in cadrul procesului de implementare.
3.1.5. Modulul Documente - permite inregistrarea documentelor interne ale companiei sau organizatiei, clasificarea, distribuirea si repartizarea acestora catre angajati pentru puncte de vedere, rezolutii, informare.
Beneficii si functionalitati:
Aplicatia permite gestiunea documentelor intr-o baza centralizata, tinerea sub control a inregistrarilor, putand automat urmari stadiul de rezolvare e acestora, asigurand reducerea timpului petrecut pentru cautarea si regasirea documentelor, cu distributia hartiei, a costurilor potentiale.
Se foloseste versionarea documentelor.
Daca un document este modificat se creeaza automat o noua versiune (versiunea veche poate fi restaurata).
Daca se sterge un document, acesta poate fi restaurat.
Accesul la aplicatie se face in baza drepturilor de acces si a rolurilor definite in sistem.
Asigura inregistrarea documentelor in mod structurat, clasificarea acestora pe categorii - adrese, cereri, note informative, sesizari, oferte etc., alocarea unui numar de inregistrare unic pe companie, adaugarea de documente in format electronic (fisiere, imagini scanate).
Permite repartizarea documentelor spre rezolvare catre departamente, compartimente si utilizatori responsabili, adaugarea de comentarii de catre utilizatori.
Ofera posibilitatea urmaririi starii documentului, a utilizatorului care a lucrat cu documentul, a tuturor actiunilor efectuate asupra documentului de fiecare utilizator in parte.
Ofera acces punctual al utilizatorilor la documentele proprii, pe care le-au initiat sau le-au fost trimise spre rezolvare.
Asigura obtinerea de rapoarte specifice, astfel incat sa existe un control asupra documentelor de intrare, de iesire, functie de emitent/destinatar, stadiul de rezolvare a documentelor, responsabilii acestora, dupa data inregistrarii, afisarea numarului de documente dupa diferite criterii.
Pentru fiecare document se poate urmari trasabilitatea acestuia in companie sau organizatie, data intrarii/iesirii, actiunile efectuate asupra documentului, rezolutiile si termenele de rezolvare care au fost stabilite.
Ofera mecanisme eficiente de cautare dupa criterii complexe a informatiilor aflate in sistem.
Induce costuri reduse de manipulare a documentelor interne.
Permite un control mai bun al documentelor prin alocarea unui numar de inregistrare unic pe companie sau organizatie.
Campurile din documente trebuie personalizate (modificate sau sterse cele existente si/sau adaugate altele noi, functie de activitatile din companie sau organizatie) in cadrul procesului de implementare.
3.1.6. Modulul Proiecte si contracte - permite inregistrarea proiectelor si/sau a contractelor pe etape.
Beneficii si functionalitati:
In cadrul etapelor exista sarcini, pentru fiecare sarcina se pot adauga mai multi executanti (salariati - utilizatori inregistrati, persoane juridice sau persoane fizice). In fiecare proiect sau contract se pot adauga evenimente.
Aplicatia permite gestiunea documentelor si afisarea lor sub forma de calendar.
Accesul la aplicatie se face in baza drepturilor de acces si a rolurilor definite in sistem.
Asigura inregistrarea documentelor in mod structurat, clasificarea acestora - adrese, cereri, note informative, sesizari, oferte etc., alocarea unui numar de inregistrare unic pe companie, adaugarea de documente in format electronic (fisiere, imagini scanate).
Permite transmiterea spre informare a documentelor catre persoanele interesate, repartizarea acestora spre rezolvare, adaugarea de comentarii de catre participanti.
3.1.7. Modulul Sarcini - permite trasarea de sarcini de catre utilizatorii care sunt desemnati sa dea sarcini catre utilizatorii desemnati sa primeasca sarcini.
Beneficii si functionalitati:
Desemnarea utilizatorilor sa dea si sa primeasca sarcini se face in modulul Inregistrare.
Sarcinile sunt structurate pe categorii.
3.1.8. Modulul Instructiuni - permite trimiterea de instructiuni catre utilizatorii care sunt desemnati sa trimita instructiuni catre utilizatorii desemnati sa primeasca instructiuni.
Beneficii si functionalitati:
Desemnarea utilizatorilor sa trimita sau sa primeasca instructiuni se face in modulul Inregistrare.
Instructiunile sunt structurate pe tematici.
Instructiunile trimise trebuie insusite de catre destinatari.
Destinatarii vad o alerta in Home Page cand primesc instructiuni noi.
3.1.9. Modulul Raportari - permite raportarea de catre utilizatorii care sunt desemnati sa trimita raportari a unei probleme catre utilizatorul sau utilizatorii desemnati sa primeasca raportari (de obicei managerul activ sau alti manageri).
Beneficii si functionalitati:
Raportarile sunt structurate pe tematici.
Utilizatorul sau utilizatorii desemnati sa primeasca raportari vad o alerta in Home Page cand primesc raportari noi si trebuie sa raspunda.
Dupa ce a raspuns, utilizatorul care a trimis raportarea vede o alerta in Home Page si trebuie sa isi insuseasca raspunsul.
3.1.10. Modulul Raportari saptamanale - permite raportarea de catre utilizatorii care sunt desemnati sa trimita raportari saptamanale (de obicei salariati) catre utilizatorul sau utilizatorii desemnati sa primeasca aceste raportari saptamanale (de obicei managerul activ sau alti manageri).
Beneficii si functionalitati:
Aplicatia genereaza automat in fiecare inceput de saptamana cate un document (raport) pentru fiecare utilizator desemnat sa trimita raportari saptamanale.
Raportul contine cate un camp editabil de tip text pentru fiecare zi lucratoare a saptamanii.
Utilizatorul respectiv trebuie sa completeze zilnic campul corespunzator din acest raport.
La sfarsitul saptamanii rapoartele se inchid automat si campurile zilnice nu mai pot fi editate.
Utilizatorul desemnat sa primeasca raportari saptamanale poate da note in fiecare raport.
3.1.11. Modulul Rapoarte generate - permite generarea de rapoarte in format tabelar de catre utilizatorii care sunt desemnati sa primeasca rapoarte (de obicei managerul activ sau alti manageri) si trimiterea (completarea) acestor rapoarte de catre utilizatorii care sunt desemnati sa le trimita (de obicei salariati).
Beneficii si functionalitati:
Cand se adauga (genereaza) un raport in format tabelar trebuie definit numarul de coloane din tabel, denumirile campurilor (titluri de coloane), tipul campurilor ("Numeric" - se insumeaza, "Alfanumeric" - 1 linie de text, "Text" - mai multe linii de text).
In ziua urmatoare datei finalizarii din raport, daca inca nu au introdus date, utilizatorii care sunt desemnati sa trimita rapoarte vad o alerta in Home Page.
Trebuie apasat butonul Raport, se va deschide lista de rapoarte noi, trebuie deschis raportul si adaugate date.
Utilizatorii care primesc rapoarte le pot inchide si acesyea nu se vor mai putea edita.
3.1.12. Modulul Indicatori & Statistici - folosind datele din diverse module, in cadrul procesului de implementare, se pot construi diferite tabele si grafice.
Beneficii si functionalitati:
Datele se pot prezenta si in tabele de tip calendar.
Se pot calcula si totaluri pe saptamana.
3.1.13. Modulul Postare pe Web - acest modul permite postarea pe Web intr-un site public a unor informatii din alte module.
Beneficii si functionalitati:
Anumite informatii de interes public se pot extrage din diferite baze de date protejate si posta pe un URL public, diferit de cel folosit pentru editarea datelor.
3.1.14. Modulul Mobile - cu toate ca toate modulele se pot accesa si de pe smartphones si tablete, exista o versiune speciala pentru ecrane mici, care contine doar pagini construite special pentru anumite module si facilitati.
Beneficii si functionalitati:
Paginile care se deschid au continutul si dimensiunile optime pentru a facilita lucrul pe ecrane de dimensiuni mici.
Tableta si telefonul mobil reprezinta o alternativa in cazul in care calatoriti sau nu este disponibila o locatie cu un calculator conectat la internet si doriti sa accesati informatii din intranet.
In cadrul procesului de implementare se pot adauga butoane, care sa deschida pagini personalizate cu informatii din diferite alte module sau alte facilitati.
3.2. Module specifice unei companii
3.2.1. Modulul Comenzi - permite adaugarea si gestionarea comenzilor de produse si servicii.
Beneficii si functionalitati:
Comenzile isi schimba starea: neplatita, facturata, platita.
Comenzile au o data de inceput (data lansarii in productie), o data de sfarsit (data livrarii), pret, cantitate, valoare si orice alte campuri necesare.
Comenzile se pot afisa si sub forma de calendar pe categorii (de exemplu camera - prima coloana).
Se poate automatiza fluxul de productie.
Facturile se pot emite manual (prin apasarea unui buton) dupa lansarea in productie sau se emit automat la data livrarii.
Comenzile se emit folosind date din baza de date a persoanelor juridice sau fizice.
3.2.2. Modulul Rezervari - permite adaugarea si gestionarea rezervarilor.
Beneficii si functionalitati:
O rezervare are o data de inceput (check-in), o data de sfarsit (check-out), un pret si orice alte campuri necesare.
Rezervarile se pot afisa sub forma de calendar pe categorii (de exemplu camera - prima coloana).
3.2.3. Modulul Gestiunea stocurilor - foloseste un catalog de materiale, structurat pe categorii, care se gasesc in depozitul central si un alt catalog de materiale din unitatea de productie.
Beneficii si functionalitati:
Se pot face transferuri de materiale intre depozitul central si unitatea de productie.
Cand se face aprovizionarea, in produsul de receptie se poate alege un material din catalog si astfel se face automat actualizarea stocului din depozitul central.
Se poate face o prognoza a consumului de materiale estimat pe o perioada functie de comenzi si reteta de productie.
Acest modul trebuie personalizat functie de fluxul de aprovizionare si productie a companiei.
3.2.4. Modulul Produse - Managementul productiei - foloseste un catalog de produse, structurat pe categorii.
Beneficii si functionalitati:
Fiecare produs are o reteta de fabricatie compusa din materiale.
Pe baza retetei de fabricatie se calculeaza consumul de materiale.
Acest modul trebuie personalizat functie de fluxul de aprovizionare si productie a companiei.
3.2.5. Modulul Gestiunea activelor - permite evidenta mijloacelor fixe si a obiectelor de inventar pe unitati, cladiri si camere.
Beneficii si functionalitati:
Fiecare mijloc fix si obiect de inventar are legatura documentul contabil produs de receptie din factura cu care a fost cumparat.
3.2.6. Modulul Managementul personalului - permite planificarea muncii pe zile, ore si locuri de munca, calculul totalului de ore lucrate pe saptamani si luni.
Beneficii si functionalitati:
Pentru fiecare salariat se planifica perioada in ore din fiecare zi pe locuri de munca.
3.3. Module specifice unei organizatii
3.3.1. Modulul Note de serviciu catre filiale/sucursale/unitati judetene - permite conducerii unei unitati centrale sa trimita note de serviciu catre unitatile teritoriale (judetene) din subordine.
Beneficii si functionalitati:
Notele de serviciu se introduc de catre utilizatorii care au dreptul de adaugare si se aproba de catre un utilizator care are drept de aprobare a notelor de serviciu (de obicei managerul activ). Acesta primeste o alerta in Home Page cand apare o noua nota de serviciu care trebuie aprobata.
O nota de serviciu noua poate fi aprobata sau returnata pentru reeditare, sau se poate anula.
Documentul se poate tipari, caz in care continutul se afiseaza cu antetul organizatiei si numele emitentului (aprobatorului).
Managerii din filialele/sucursalele teritoriale impartasesc informatia in timp real, in ciuda impedimentului distantei.
La primirea unei note de serviciu, conducatorul unitatii teritoriale trebuie sa si-o insuseasca prin marcarea unei casete, aceasta evidentiindu-se si la expeditor printr-o alta caseta aferenta unitatii respective.
Destinatarul (managerul activ al unitatii) este alertat de primirea unei note de serviciu noi in Home Page, prin afisarea butonului Aveti note de serviciu noi.
3.3.2. Modulul Ordine - permite conducerii unei unitati centrale sa trimita (emita) ordine care pot fi vizualizate de diferite grupuri de utilizatori.
Beneficii si functionalitati:
Ordinele se introduc de catre utilizatorii care au dreptul de adaugare si se aproba de catre un utilizator care are drept de aprobare a odinelor (de obicei managerul activ). Acesta primeste o alerta în Home Page cand apare un nou ordin care trebuie aprobat.
Un ordin nou poate fi aprobat sau respins pentru refacere sau se poate anula.
Documentul se poate tipari, caz in care continutul se afiseaza cu antetul organizatiei si numele emitentului (aprobatorului).
Utilizatorii din unitatea central si filialele/sucursalele teritoriale impartasesc informatia in timp real, in ciuda impedimentului distantei.
3.3.3. Modulul Decizii - permite conducerii unei unitati sa trimita (emita) decizii care pot fi vizualizate de diferite grupuri de utilizatori.
Beneficii si functionalitati:
Deciziile se introduc de catre utilizatorii care au dreptul de adaugare si se aproba de catre un utilizator care are drept de aprobare a deciziilor (de obicei managerul activ al unitatii emitente). Acesta primeste o alerta in Home Page cand apare o noua decizie care trebuie aprobata.
O decizie noua poate fi aprobata sau respinsa pentru refacere sau se poate anula.
Documentul se poate tipari, caz in care continutul se afiseaza cu antetul organizatiei si numele emitentului (aprobatorului).
Utilizatorii din unitatea central si filialele/sucursalele teritoriale impartasesc informatia in timp real, in ciuda impedimentului distantei.
3.3.4. Modulul Acreditare unitati - permite unei organizatii (autoritati) sa gestioneze acreditarea unitatilor (puncte de lucru, magazine, depozite etc.) diferitelor companii, de exemplu sa le acorde autorizatii de functionare.
Beneficii si functionalitati:
Procesul de acreditare se poate desfasura pe doua niveluri:
1. acreditarea/autorizarea unor unitati din subordine
2. acreditarea/autorizarea unor unitati apartinand altor persoane juridice
Indiferent de caz, folosind datele din modulul de Persoane juridice se genereaza documentul de tip Unitate, in care se afiseaza datele proprietarului, dar si informtiile specifice unitatii respective.
Documentul Unitate contine referinte la starea unitatii (Activa, In curs de autorizare, Suspendata etc.), numarul si data documentului emis pentru autorizare.
Se asigura o evidenta actualizata a autorizatiilor emise sau retrase, fiind foarte util si in cazul inspettiilor sau controalelor interne sau externe.
Documentele de tip Unitate sunt versionate.
Cand un document este modificat se creeaza o noua versiune (versiunea veche poate fi restaurata).
Documentele sterse pot fi restaurate.
Campurile din documentele de tip Unitate se pot personaliza (modifica sau sterge cele existente si/sau adauga altele noi) in cadrul procesului de implementare.
3.3.5. Modulul Gestiunea unor entitati pe unitati - este o alta modalitate de gestionare a datelor, asigurata de legarea unor informatii deja existente in sistem, in diferite module.
Beneficii si functionalitati:
Astfel, baza de date de unitati poate constitui o sursa de adaugare, organizare si procesare a unor entitati specifice.
De exemplu, in domeniul medical, daca acest modul se refera la aparitia unei boli si gestionarea masurilor pentru eradicarea acesteia, din fisa unei unitati se pot crea documente specifice cu ajutorul carora se evidentiaza situatia in timp real, actiunile intreprinse pentru apararea sanatatii, prevenirea transmiterii sau extinderea focarului, protectia mediului etc.
Un asemenea modul se integreaza strans cu alte module din aplicatie, contribuind in mod substantial la realizarea unui sistem performant de management al tuturor informatiilor existente in cadrul companiei sau organizatiei.
3.3.6. Modulul Alerte - reprezinta un sistem de informare si atentionare in timp real in cazul unor actiuni care trebuie intreprinse, pe baza evenimentelor semnalate.
Beneficii si functionalitati:
Aplicatia permite trimiterea si gestiunea alertelor, mesaje transmise catre unitatea centrala in atentia unor utilizatori desemnati sa le primeasca in cazul aparitiei unor evenimente care trebuie semnalate catre centru.
Cerintele privind transmiterea unei alerte si criteriile care trebuie indeplinite in acest sens se stabilesc functie de specificul activitatii companiei sau organizatiei si necesitatile acesteia de comunicare.
Alertele se pot grupa pe categorii, domenii de interes etc.
Exista si posibilitatea ca, dupa emiterea unei alerte, sa se schimbe starea documentului (ex: suspiciune -> confirmare, in lucru -> finalizata etc.).
Un istoric al alertelor presupune si posibilitatea de a extrage diferite rapoarte solicitate, bazate pe documentele de tip alerta (ex: focare, repetitivitate, evenimente aferente unei locatii etc.).
Alertele se afiseaza in Home Page, intr-o caseta speciala.
Se poate crea un numar nelimitat de alerte si acestea se pot vizualiza de catre toti utilizatorii sau doar de utilizatori autorizati.
Alertele trebuie insusite de catre un destinatar desemnat, de regula, un factor de decizie care va lua masurile necesare relative la evenimentul semnalat.
3.3.7. Modulul Registrul mijloacelor de transport - permite gestiunea mijloacelor de transport rutier, naval, feroviar si aerian ale unei organizatii sau destinate unei activitati.
Beneficii si functionalitati:
Datele se introduc pe categorii (de exemplu: functie de natura marfurilor transportate, functie de distanta, etc.) in cadrul fiecarui tip de mijloc de transport, aceste categorii se stabilesc in cadrul procesului de implementare.
Daca se folosesc acreditari, documentele isi schimba starea functie de starea acreditarii (activa, suspendata, anulata).
Listele (view-urile) se pot structura dupa judet, dupt proprietarul mijlociului de transport etc.
Anumite informatii de interes public se pot extrage si posta pe un URL (public) diferit de cel folosit pentru editarea datelor.
3.3.8. Modulul Raportari cantitative si valorice - faciliteaza gestiunea intrarilor si iesirilor din stocuri.
Beneficii si functionalitati:
Managerii au nevoie de o perspectiva completa si in timp real asupra tuturor indicatorilor de performanta, ceea ce le va permite sa-si perfectioneze modul in care gestioneaza activitatile.
Raportarile cantitative si valoric ajuta companiile sau organizatiile sa poata observa tendintele in activitatile desfasurate, afisand informatii specifice, detaliate, despre stocul cantitativ si valoric.
Prin utilizarea acestor raportari se pot urmari produsele intrate sau iesite, identificand astfel produsele neperformante si stabilind o noua strategie cu privire la acestea, pentru a evita blocajele financiare.
Toate datele sunt pastrate in baza de date cat timp se doreste, astfel putandu-se genera pentru orice perioada rapoarte manageriale care faciliteaza actul decizional.
Datorita unui grad inalt de configurabilitate, sistemul permite administrarea, parametrizarea si definirea raportarilor functie de activitatile specifice.
Datele introduse in sistem se afiseaza in raportari functie de cerinte si apoi se poate evidentia si o trasabilitate a produselor sau serviciilor pentru optimizarea activitatii.
Cerinte
Server Domino (HCL Domino, IBM Domino, Lotus Notes Domino) versiune 6.5 sau mai mare
Calculatoare desktop, laptop, tablete, telefoane smartphone
Avantaje
Se pot integra intr-un singur sistem toate procesele dintr-o companie
Se poate accesa de pe orice calculator, tableta sau telefon conectate la Internet cu un browser web
Procesul de remodelare, restructurare si personalizare se face rapid, in cateva saptamani, dupa cerintele clientului
Nu necesita multa scolarizare pentru utilizare, fiecare ecran avand un buton Help care deschide o fereastra cu explicatii care poate fi personalizata on-line
Ofera stabilitate si siguranta
Bazele de date nu sunt relationale ca in cazul SQL sau Oracle, dar aplicatiile respecta toate cerintele bazelor de date relationale
Mecanisme de cautare de mare viteza
Mesagerie electronica interna, comunicare in timp real
Posibilitati de integrare cu alte aplicatii si platforme software
Daca sunteti interesat, ne puteti contacta si trimite o lista de cerinte, iar noi va putem construi repede un demo pe care sa il puteti testa cateva zile.
Daca detineti infrastructura Domino (HCL Domino, IBM Domino, Lotus Notes Domino) va oferim servicii de dezvoltare si personalizare pentru aplicatii noi sau existente.
Prezentare PDF
Sinteza PDF
Prezentare PPT
